Krankmeldung nachträglich einreichen: Fristen beim Hausarzt

Und müssen Sie den gelben Schein überhaupt noch einreichen?

Hier müssen zwei Schritte auseinandergehalten werden. Die persönliche Krankmeldung beim Arbeitgeber muss unverzüglich erfolgen, in der Regel vor Arbeitsbeginn am ersten Fehltag. Die ärztliche Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit folgt davon getrennt. Für die Zeit vor dem ersten Arztkontakt darf sie grundsätzlich nur ausnahmsweise rückwirkend ausgestellt werden: nach gewissenhafter ärztlicher Prüfung in der Regel bis zu zwei, höchstens drei Kalendertage.

Eine verspätete oder rückwirkende Krankschreibung macht eine versäumte persönliche Krankmeldung nicht nachträglich ungeschehen. Wer hingegen am ersten Tag Bescheid gibt und erst später zum Arzt kommt, hat damit seine Mitteilungspflicht zunächst erfüllt. Ob und für welchen Zeitraum eine ärztliche Bescheinigung ausgestellt wird, entscheidet sich gesondert.

Krankmeldung und Attest sind zwei getrennte Schritte

Der häufigste Irrtum entsteht, wenn „Krankmeldung“ und „Krankschreibung“ als ein einziger Vorgang betrachtet werden. Sie haben unterschiedliche Adressaten, Fristen und Folgen. Die Krankmeldung geht an den Arbeitgeber. Die ärztliche Feststellung dokumentiert die Arbeitsunfähigkeit und wird, je nach Versicherungsstatus und Situation, elektronisch übermittelt oder als Papierbescheinigung ausgestellt.

Die gesetzliche Grundregel steht in § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss die ärztliche Feststellung grundsätzlich spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorliegen. Der Arbeitgeber darf den Nachweis jedoch auch ohne vorherige Vereinbarung bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen. Eine Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung kann den Nachweis ebenfalls früher vorsehen.

Eine rückwirkende Krankschreibung ersetzt die verspätete persönliche Krankmeldung nicht.

Die Frist für die eigene Krankmeldung richtet sich nicht danach, wann die Bescheinigung ausgestellt oder elektronisch übermittelt wird. Sie beginnt mit der Arbeitsunfähigkeit. Ein späterer Arzttermin setzt sie nicht neu in Gang.

Wann der Hausarzt rückwirkend bescheinigen darf

Maßgeblich ist § 5 Abs. 3 der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses. Eine Arbeitsunfähigkeit für die Zeit vor dem ersten Arztkontakt darf grundsätzlich nicht bescheinigt werden. Eine Ausnahme ist möglich, wenn die Ärztin oder der Arzt den früheren Verlauf gewissenhaft prüft. In der Regel sind dabei bis zu zwei Kalendertage rückwirkend möglich, höchstens drei.

Das begründet keinen Anspruch auf eine rückwirkende Bescheinigung. Über das Datum entscheidet der Arzt nach medizinischer Prüfung. Im Einzelfall kann eine Bescheinigung ab dem Vortag oder für zwei frühere Tage infrage kommen. Die Prüfung kann aber auch ergeben, dass eine Rückdatierung nicht vertretbar ist. Die Frage, ob eine Krankschreibung rückwirkend ausgestellt wird, lässt sich deshalb nicht allein anhand der Zahl der vergangenen Tage beantworten.

Für die ärztliche Einschätzung zählen unter anderem der geschilderte Krankheitsverlauf und die Beschwerden. Die Ärztin oder der Arzt muss beurteilen können, ob die Arbeitsunfähigkeit für den gewünschten Zeitraum plausibel ist. Ein bloßer Hinweis, man sei schon vorher krank gewesen, genügt dafür nicht automatisch. Bei viralen Erkrankungen, Magen-Darm-Beschwerden oder akuten Rückenschmerzen kann die Untersuchung am späteren Termin Anhaltspunkte liefern, sie beweist aber nicht von selbst, wie stark die Beschwerden an den vorherigen Tagen waren.

Hilfreich können frühere Arztkontakte, vorhandene Befunde oder Angaben zu bereits eingenommenen Medikamenten sein. Sie sollten den Verlauf möglichst genau schildern: Wann haben die Beschwerden begonnen? Wie haben sie sich entwickelt? Konnten Sie arbeiten, oder war das aufgrund der Erkrankung nicht möglich? Diese Informationen unterstützen die ärztliche Beurteilung, ersetzen sie aber nicht.

Auch ein früherer telefonischer oder elektronischer Kontakt mit der Praxis kann relevant sein. Wenn Sie am ersten Krankheitstag angerufen haben, nennen Sie das Datum und den Inhalt des Gesprächs. Ob dadurch eine Bescheinigung für diesen Tag möglich ist, hängt vom konkreten Fall ab. Der frühere Kontakt erweitert die zulässige Rückdatierung nicht automatisch.

So werden Kalendertage rückwärts gezählt

Für die rückwirkende Bescheinigung zählen Kalendertage. Samstage, Sonntage und Feiertage werden mitgerechnet. Das ist bei der Frist wichtig, weil ein Wochenende sie nicht verlängert.

Die Tabelle zeigt, wie weit der frühestmögliche Beginn nach der Ausnahmeregel zurückliegen kann. Sie ist eine Rechenhilfe und keine Zusage, dass die Ärztin oder der Arzt tatsächlich rückwirkend bescheinigt.

Gehen Sie beispielsweise an einem Montag erstmals zum Hausarzt, kann eine Arbeitsunfähigkeit äußerstenfalls bis zum vorherigen Freitag bescheinigt werden. Samstag und Sonntag zählen mit. Eine Bescheinigung für den Donnerstag wäre nach dieser Ausnahmeregel zu weit zurückdatiert.

Ein weiteres Beispiel: Sie melden sich am Freitag krank und kommen erst am Dienstag in die Praxis. Ohne einen früheren Arztkontakt liegt der gewünschte Beginn vier Kalendertage vor dem Termin. Das überschreitet die äußerste Grenze der Rückdatierung. Bei einem Arzttermin am Montag läge der Freitag dagegen innerhalb der möglichen drei Kalendertage. Ob die Bescheinigung tatsächlich ab diesem Tag ausgestellt werden kann, hängt weiterhin von der ärztlichen Prüfung ab.

Die Frist für eine rückwirkende Bescheinigung und die Frist für den Nachweis beim Arbeitgeber haben unterschiedliche Bezugspunkte. Für die Rückdatierung zählt der erste Arztkontakt. Die persönliche Krankmeldung muss dagegen ab dem ersten Fehltag erfolgen. Auch die gesetzliche Regel zum Nachweis nach mehr als drei Krankheitstagen darf nicht mit der Rückdatierungsgrenze verwechselt werden.

Die Mitteilung an den Arbeitgeber muss unverzüglich erfolgen

Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Beschäftigte dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. In der Regel heißt das: vor Arbeitsbeginn am ersten Fehltag. Die Pflicht besteht auch dann, wenn Sie zunächst keinen Arzttermin bekommen oder die Bescheinigung erst später ausgestellt wird.

Wenn Sie den Arbeitgeber erst nach dem üblichen Arbeitsbeginn erreichen, informieren Sie ihn so schnell wie möglich und erklären Sie knapp, weshalb die Meldung verspätet erfolgt. Eine E-Mail oder Textnachricht kann helfen, den Zeitpunkt und den Inhalt der Mitteilung festzuhalten. Sie ersetzt die Pflicht zur unverzüglichen Meldung allerdings nicht.

Als erster Fehltag gilt der Tag, an dem die Arbeitsunfähigkeit beginnt. Entscheidend ist nicht allein, wann das erste Krankheitssymptom auftritt, sondern ab wann Sie Ihre Arbeit wegen der Erkrankung nicht mehr ausüben können. Wenn sich die voraussichtliche Dauer ändert, sollten Sie den Arbeitgeber ebenfalls informieren.

Bei einer Arbeitsunfähigkeit von höchstens drei Kalendertagen verlangt die gesetzliche Grundregel grundsätzlich noch keinen ärztlichen Nachweis. Dauert sie länger, ist die ärztliche Feststellung grundsätzlich spätestens am darauffolgenden Arbeitstag erforderlich. Der Arbeitgeber darf den Nachweis jedoch schon ab dem ersten Tag verlangen, auch ohne dass dies vorher im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten wurde.

Klären Sie deshalb frühzeitig, welchen Nachweis der Arbeitgeber verlangt und wie er übermittelt werden soll. Die Frage ist nicht nur, ob ein „gelber Schein“ benötigt wird. Bei gesetzlich Versicherten läuft die Übermittlung normalerweise elektronisch; bei anderen Konstellationen kann weiterhin eine Papierbescheinigung erforderlich sein.

eAU oder Papier: Was tatsächlich eingereicht wird

Für gesetzlich Versicherte wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, grundsätzlich von der Praxis an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber ruft die erforderlichen Daten bei der Krankenkasse ab. Beschäftigte müssen den gelben Papierbeleg daher normalerweise weder beim Arbeitgeber noch bei der Krankenkasse einreichen.

Das eAU-Verfahren betrifft die Übermittlung der ärztlichen Feststellung. Es hebt die persönliche Pflicht nicht auf, den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer zu informieren.

Die eAU ersetzt den Papierbeleg im üblichen Verfahren, nicht die Mitteilung am ersten Fehltag.

Falls der Arbeitgeber die eAU zunächst nicht abrufen kann, sollten Sie sich bei der Praxis erkundigen, ob die Daten übermittelt wurden. Auch die Krankenkasse kann bei der Klärung helfen. Eine fehlende Anzeige beim Arbeitgeber bedeutet nicht automatisch, dass keine ärztliche Feststellung erfolgt ist. Umgekehrt sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Übermittlung schon funktioniert hat, wenn eine Frist zur Vorlage oder Feststellung läuft.

Papierbescheinigungen kommen weiterhin in bestimmten Fällen vor. Dazu zählen insbesondere Privatversicherte. Auch für Minijobs in Privathaushalten sowie bei einer Behandlung durch eine Praxis, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt, kann das elektronische Verfahren nicht wie im Regelfall genutzt werden. Welche Bescheinigung Sie erhalten und wem Sie sie vorlegen müssen, hängt daher auch von Ihrer Versicherung und der behandelnden Praxis ab.

Wenn Sie eine Papierbescheinigung bekommen, reichen Sie sie entsprechend den Vorgaben des Arbeitgebers oder der Krankenkasse ein. Bewahren Sie eine Kopie oder ein Foto für Ihre Unterlagen auf. Bei der eAU ist das nicht als Ersatz für die elektronische Übermittlung gedacht, kann aber bei Rückfragen helfen, das Ausstellungsdatum und den bescheinigten Zeitraum nachzuvollziehen.

Wenn Sie die Bescheinigung nachreichen müssen

Wer bereits beim Arbeitgeber Bescheid gegeben hat und erst später zum Hausarzt kommt, sollte die Abläufe nicht vermischen. Die ärztliche Bescheinigung kann nach dem Termin folgen, sofern sie erforderlich ist. Ob sie rückwirkend ausgestellt wird, entscheidet die Praxis nach den geltenden Regeln und der medizinischen Prüfung.

Hilfreich ist ein geordnetes Vorgehen:

1. Arbeitgeber unverzüglich informieren. Teilen Sie mit, dass Sie arbeitsunfähig sind, und nennen Sie die voraussichtliche Dauer, soweit sie sich einschätzen lässt. Warten Sie damit nicht auf den Arzttermin.

2. Den ersten Fehltag und frühere Kontakte notieren. Halten Sie fest, wann die Arbeitsunfähigkeit begann und wann Sie mit dem Arbeitgeber oder der Praxis gesprochen haben. Auch Anrufe am Wochenende können für den zeitlichen Ablauf wichtig sein.

3. Den Krankheitsverlauf verständlich schildern. Nennen Sie den Beginn und die Entwicklung der Beschwerden. Berichten Sie auch über frühere Behandlungen oder bereits vorhandene Befunde, wenn diese für die Einschätzung relevant sind.

4. Mit der Praxis den bescheinigten Zeitraum klären. Fragen Sie, ab welchem Datum eine Feststellung möglich ist und wie sie übermittelt wird. Eine Rückdatierung bleibt eine ärztliche Entscheidung und lässt sich nicht allein durch eine Bitte erreichen.

5. Den Übermittlungsweg prüfen. Bei gesetzlich Versicherten erfolgt die Übermittlung üblicherweise über die eAU. Wenn Papierunterlagen erforderlich sind oder die elektronische Übermittlung nicht klappt, klären Sie zeitnah mit Praxis und Krankenkasse, was zu tun ist.

Wenn Sie sich erst nach mehreren Tagen melden, verschweigen Sie die Verzögerung nicht. Informieren Sie den Arbeitgeber so bald wie möglich und klären Sie mit der Praxis, ob eine ärztliche Feststellung noch möglich ist. Eine nachträgliche Bescheinigung kann helfen, den Krankheitszeitraum zu dokumentieren. Sie garantiert aber weder eine Rückdatierung noch macht sie eine versäumte Mitteilung automatisch folgenlos.

Die wichtigste Trennung bleibt einfach: Den Arbeitgeber informieren Sie selbst und unverzüglich. Die Ärztin oder der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und entscheidet, ob eine begrenzte Rückdatierung medizinisch vertretbar ist. Wer frühzeitig Bescheid gibt und den Kontakt zur Praxis nicht unnötig aufschiebt, vermeidet, dass aus einer ohnehin belastenden Erkrankung zusätzlich ein Fristproblem wird.